Compliance
HINWEISGEBERSYSTEME
HinSchG, LkSG
TÄTIGKEIT ALS VERTRAUENSANWALT/ HINWEISGEBERBEAUFTRAGTER
FÜR IHR HINWEISGEBERSYSTEM
Tipps beim Aufbau eines
Hinweisgebersystems
Da ein Whistleblower sehr oft unter dem persönlichen Anspruch, Missstände nicht hinzunehmen, anderen Personen seine Kenntnisse mitteilen will, ist es für Ihr Unternehmen von großer existentieller Bedeutung, ein Hinweisgebersystem einzurichten, das vertraulichen Zugang ermöglicht. Wird der Hinweisgeber geschützt und kann er ohne Sanktion seine Hinweise geben, verzichtet er erfahrungsgemäß eher auf Meldewege, die dem Unternehmen größere Unannehmlichkeiten bereiten würden, wie Staatsanwaltschaft oder Presse.
VERPFLICHTEND
AB 2021
Als Rechtsanwälte unterstützen wir Sie beim Aufbau und dem Betrieb einer Organisation für Hinweisgeber (Whistleblowing) im Compliance-System nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
Nachfolgend beschreiben wir aus unserer langjährigen Erfahrung ein paar Eckpunkte zur Vorgehensweise und den Grundvoraussetzungen:
01
Hinweisgeber können nicht nur Mitarbeiter oder Geschäftspartner eines Unternehmens sein, sondern auch Dritte oder sogar diejenigen, die sich selbst strafbar gemacht haben.
02
Bereits die Kontaktaufnahme mit dem Vertrauensanwalt ist geschützt und Informationen werden vertraulich entgegengenommen. Die Identität des Hinweisgebers wird dem daher Unternehmen nicht preisgegeben, es sei denn, der oder die Betreffende stimmt dem ausdrücklich und schriftlich zu.
03
Die Kosten der Meldestelle trägt das Unternehmen. Insoweit muss kommuniziert werden, dass keine vorsätzlich falschen Informationen an den Vertrauensanwalt gegeben werden und welche Rechtsfolgen dies auslösen kann.
04
Von der Geschäftsleitung zu entscheiden ist, ob auch anonymen Hinweisen nachgegangen werden soll. Erfahrungsgemäß und allgemein statistisch sind auch die anonymen Hinweise wertvoll.
05
Zwischen dem Vertrauensanwalt und dem Hinweisgeber entsteht kein Mandatsverhältnis. Das Unternehmen beauftragt den externen Anwalt als Vertrauensanwalt/Meldestellenbeauftragten.
06
Die Meldekanäle müssen so sicher konzipiert sein, dass sie die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten. Studien haben ergeben, dass Befragte ein externes Hinweisgebersystem bevorzugen.
07
Es muss ein dreigliedriges Meldesystem eingeführt werden mit Rückmeldepflicht an den Hinweisgeber. Es ist zu empfehlen, einen besonders zur Verschwiegenheit verpflichteten externen Vertrauensanwalt zu beauftragen. Bei diesem kann der Hinweisgeber auch Rückfragen stellen und gegenüber dem Unternehmen anonym bleiben kann.
Vertrauensanwalt in Hinweisgebersystemen seit 2011.
Wir sind Mitglied in der Arbeitsgruppe Whistleblower bei Transparency International.
TÄTIGKEIT BESCHWERDESTELLE NACH §8 LkSG
VERPFLICHTEND
AB 2023
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