Der Ombudsmann ist ein wichtiger Teil Ihres Hinweisgebersystems – muss aber nicht zwingend Teil Ihres Unternehmens sein. Insbesondere der Einsatz eines Rechtsanwalts als externen Ombudsmanns bietet für Unternehmen erhebliche Vorteile im Sinne einer Entlastung bei gleichzeitig hoher fachlicher Bearbeitungsqualität von eingehenden Meldungen.
Wir haben die 5 größten Vorteile für Sie im Überblick dargestellt:
1. Vertrauenssteigerung beim Hinweisgeber
Alle eingehenden Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Die Sicherstellung einer besonders vertraulichen Behandlung ist daher für ein effektives Meldesystem zwingend erforderlich.
Bei Einsatz eines externen Ombudsmanns wird aufgrund der eigenständigen Organisation und der vom Unternehmen getrennten Struktur die Hemmschwelle der Meldebereitschaft eines Hinweisgebers erheblich gesenkt. Insbesondere ein Rechtsanwalt als externer Ombudsmann stellt für den Meldenden eine gewisse Sicherheit der Unabhängigkeit dar. Dies umfasst dabei sowohl die Unabhängigkeit in der Bewertung der Meldung sowie die Anerkennung des Schutzinteresses des Hinweisgebers.
Dabei wird der Schutz des Hinweisgebers explizit durch die EU Whistleblowing-Richtlinie geregelt: Demnach sind Maßnahmen gegen den Hinweisgeber (z. B. arbeitsrechtlicher Art) verboten. Gutgläubige Hinweisgeber werden daher nicht sanktioniert, auch wenn sich ein Verdachtsfall im Nachhinein als unbegründet herausstellen sollte. Dies gilt allerdings nicht, wenn der Hinweisgeber bewusst eine falsche oder irreführende Information gemeldet hat. Hierüber kann der Rechtsanwalt entsprechend aufklären. Gerade ein persönliches Gespräch am Telefon ermöglicht dem Hinweisgeber seine Sicht deutlich darzustellen und gleichermaßen offene Punkte und Fragestellungen direkt mit der Ombudsperson zu klären. Eine Hotline bietet dabei einen direkten und persönlichen Kontakt zur Ombudsperson, eine Mail-Kommunikation eine vertrauliche Trennung von der Office-IT. Dabei hat insbesondere bei Einsatz einer externen Ombudsperson der Hinweisgeber gerade nicht zu befürchten, dass seine Identität durch die Stimme bekannt wird.
Wesentlicher Vorteil unserer Position als unternehmensexterne Rechtsanwälte ist der hinzutretende Schutz der Anonymität des Hinweisgebers durch unsere anwaltliche Schweigepflicht und Zeugnisverweigerungsrechts.
2. Gewährleistung von Anonymität & Datenschutz
Die Einrichtung anonymer Meldekanäle schafft mehr Vertrauen und ist entsprechend im Unternehmen zu gewährleisten.
Nur wenn der Hinweisgeber einwilligt, können seine Daten erforderlichenfalls an Behörden (z. B. Polizei oder Staatsanwaltschaft) übermittelt werden. Darüber hinaus werden die Daten des Hinweisgebers entsprechend den einschlägigen europäischen und nationalen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes vertraulich behandelt und geschützt.
Wir halten schriftlich fest, welche Personen auf die Hinweise und die damit verbundenen Daten zugreifen dürfen und welche Rechte sie im Rahmen der Datenverarbeitung haben. Diese werden dabei auf die besondere Vertraulichkeit verpflichtet.
3. Reduzierung des Organisationsaufwands
Die Whistleblowing-Richtlinie und die nationale Umsetzung im Whistleblowing-Gesetz stellt entsprechende Anforderungen an den Meldeprozess und beschreibt die Funktion von Meldestellen, Meldekanälen sowie das Verfahren der konkreten Meldung von der Abgabe über den Empfang, der Fallbearbeitung bis hin zu den Folgemaßnahmen, wie Internal Investigations, Sanktionen, Optimierungsmaßnahmen.
Bereits bei der Implementierung des Meldekanals ist dabei unternehmensspezifisch zu bewerten, ob eine Whistleblowing-Hotline, mündliche oder schriftliche Meldemöglichkeit eingerichtet werden soll oder vorliegend eine IT-gestützte Plattform sinnvoll ist. Ist die Auswahl getroffen, ist ferner die konkrete Ausgestaltung abzusichern, d.h. die Sicherheit der Abgabe und des Bewertungsprozesses zu gewährleisten.
Dies umfasst unter anderem, dass dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Meldung der Eingang des Hinweises bestätigt wird und innerhalb von maximal drei Monaten der Hinweisgeber eine Rückmeldung hinsichtlich des Bearbeitungsstandes und der ergriffenen Maßnahmen erhält.
Die Umsetzungspflicht dieses Prozesses besteht dabei nicht nur für große Konzerne, sondern betrifft auch kleinere Unternehmen und kann dabei einen erheblichen zeitlichen Zusatzaufwand generieren. Durch unsere eingerichteten Strukturen und jahrelange Erfahrung als Ombudsmann, können wir hier kompetent bei der Implementierung unterstützen.
4. Rechtliche Bewertung der Meldung
Ist das Meldesystem eingerichtet, startet die eigentliche Alltagsarbeit, die Bewertung der eingehenden Meldefälle: Nach Eingang der Meldung ist diese hinsichtlich des Regelverstoßes zuerst durch den Ombudsmann zu prüfen. Gegebenenfalls werden ja nach Meldung bereits geeignete Maßnahmen getroffen, um die begangenen Regelverstöße aufzudecken, abzustellen und ggf. zu ahnden. D. h., dass nicht alle Meldung geahndet oder verfolgt werden müssen. Die weiteren betriebsinternen Schritte werden sodann anwaltlich begleitet.
Dies erfordert Zeit und Know-How. Gerade durch unsere juristische Expertise können wir effektiv beurteilen, ob eine strafrechtlich relevante Verdachtslage (qualifizierter Anfangsverdacht, Beurteilung von Glaubhaftigkeit und Glaubwürdigkeit) vorliegt.
Ein weiterer Vorteil: Aufgrund unserer anwaltlichen Schweigepflicht und Zeugnisverweigerungsrecht können wir die Hinweise entsprechend vertraulich entgegen nehmen und bewerten.
5. Es gibt SFRP
Wir sind nicht nur „ein Meldekanal“, wir sind seit 2011 mit mehreren vertraulichen Meldewegen und persönlich Ombudsmann in Whistleblowingsystemen - geschützt über unsere anwaltliche Tätigkeit.
Aufgrund unserer Erfahrung unterstützen wir Sie dabei kompetent und erfahren bei dem Aufbau einer Unternehmenskultur, die Hinweisgabe fordert und fördert.
Wir sichern Ihr Hinweisgebersystem ab, gewährleisten Compliance und entlasten Ihre Infrastruktur.
Warum ein Hinweisgebersystem so wichtig ist
Erfahren Sie, welche Vorteile ein etabliertes Hinweisgebersystem in ihrem Unternehmen bietet und wie wir Ihnen dabei speziell weiterhelfen können!
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