Der nachfolgende Aufsatz wird einen kurzen Überblick über die Funktionsweise und die Prozessabläufe eines Hinweisgebersystems bieten und zudem die verschiedenen Meldekanäle auch in ihrer technischen Funktionsweise darstellen.
1. Wer ist eigentlich Hinweisgeber und was ist Whistleblowing?
Zur Abgabe von Hinweisen ist jede Person berechtigt, egal, ob diese Person Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Dritter ist.
Bei Whistleblowing geht es darum, dass vorrangig Arbeitnehmer das Unternehmen auf bestimmte Arten von Missständen aufmerksam machen können, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Die Unternehmen haben großes Interesse, über rechtswidrige Verhaltensweisen informiert zu werden, um diese aufklären und in der Zukunft verhindern zu können.
2. Wie können Hinweise abgegeben werden?
Stellt z. B. ein Arbeitnehmer einen Sachverhalt fest, den er gerne melden möchte, stehen ihm innerhalb des Unternehmens verschiedene Meldekanäle zur Verfügung. In Betracht kommt die Beauftragung eines externen Ombudsmannes, z. B. eines Rechtsanwaltes, der auf verschiedene Arten Hinweise entgegen nehmen und bereits eine erste rechtliche Beurteilung vornehmen kann. Möglich ist aber auch, dass eine bestimmte Person aus dem Unternehmen selbst als Empfänger der Meldung agiert.
a) Meldekanäle und anonyme Meldung
Eine Meldung kann über Telefon, verschlüsselte E-Mail oder aber auch in einem persönlichen Gespräch abgegeben werden.
Es besteht die Möglichkeit, eine verschlüsselte E-Mail an den Ombudsmann zu senden. Durch die Verschlüsselung wird sichergestellt, dass der Hinweis während der Übertragung nicht durch unbefugte Dritte mitgelesen oder sogar verändert werden kann.
Der Hinweis kann auch per E-Mail gesendet werden. Wird ein Rechtsanwalt als Ombudsmann bestellt, dann erhalten nur ein bestimmter, vorher festgelegter Personenkreis Zugang zu dem jeweiligen E-Mail-Postfach.
Die Meldung kann anonym abgegeben werden, dies ist aber kein Muss. Im weiteren Verlauf der Prüfung, zur Eingangsbestätigung, zur Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten und im Fall von Rückfragen kann aber durchaus eine Kontaktadresse des Hinweisgebers erforderlich sein. Hierfür kommt aber auch eine pseudonymisierte Mail-Adresse oder eine namenlose Handynummer in Frage. Im Fall der telefonischen Kontaktaufnahme kann eventuell ein zweiter Anruf erforderlich sein, wenn der Hinweisgeber anonym anruft und das Telefon des Ombudsmann kurzfristig nicht besetzt oder belegt ist. Der Hinweisgebers sollte nicht vom Firmentelefon anrufen oder von einer Firmen-Email-Adresse schreiben, da hier der Absender nicht unerkannt bleibt.
b) Form der Meldung
Damit der Hinweis angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass er so konkret wie möglich und auch für fachfremde Personen nachvollziehbar ist. Der Hinweisgeber sollte sich daher bei Formulierung der Meldung folgende 5 Fragen stellen und versuchen, diese innerhalb seiner Meldung zu beantworten:
- Wer ist beteiligt/betroffen?
- Was ist passiert?
- Wie ist es passiert?
- Wo ist es passiert?
- Wann ist es passiert?
3. Gutgläubigkeit des Hinweisgebers
Zu beachten ist, dass der Meldekanal kein „Kummerkasten“ ist: gemeldet werden sollen nur tatsächliche oder wenigstens vermutete Gesetzesverstöße oder Verstöße gegen den Code of Conduct des Unternehmens.
Der Hinweisgeber sollte sich auch in dem guten Glauben befinden, dass die Meldung der Wahrheit entspricht. Wenn er sich hierbei unsicher ist, sollte dies auch entsprechend kommuniziert werden. Im schlimmsten Fall kann sich ein Hinweisgeber strafbar machen, wenn er wider besseren Wissens unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
4. Weiterer Verlauf nach Abgabe des Hinweises
Nach dem Eingang der Meldung wird diese hinsichtlich des Regelverstoßes zuerst durch den Ombudsmann überprüft. Gegebenenfalls werden bereits geeignete Maßnahmen getroffen, um die begangenen Regelverstöße aufzudecken, abzustellen und ggf. zu ahnden. D. h., dass nicht alle Meldung geahndet oder verfolgt werden müssen.
Darüber hinaus wird dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Meldung der Eingang des Hinweises bestätigt. Innerhalb von maximal drei Monaten erhält der Hinweisgeber sodann eine Rückmeldung hinsichtlich des Bearbeitungsstandes und der ergriffenen Maßnahmen.
Warum ein Hinweisgebersystem so wichtig ist
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