Daten löschen klingt erstmal banal. Tatsächlich ist es eine der anspruchsvollsten Pflichten im Datenschutz – und wird oft erst ernst genommen, wenn etwas schiefgeht.
Der aktuelle Fall der Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) zeigt das sehr deutlich: Ein Dienstleister der BVG wird Ziel eines Angriffs, betroffen sind personenbezogene Daten, die dort längst hätten gelöscht sein müssen. Verlassen hatte man sich auf vertragliche Zusicherungen – ohne echte Kontrolle.
Die kurze Antwort: Löschen ist kein Formalismus, sondern gelebte Rechenschaftspflicht.
📌 Beim Dienstleister
Der Fall unterstreicht, dass Auftragsverarbeitung nicht beim Vertrag endet. Art. 28 DSGVO verpflichtet nicht nur zur sorgfältigen Auswahl, sondern auch zur laufenden Kontrolle. Dazu gehört insbesondere die Überprüfung, ob vereinbarte Löschfristen tatsächlich eingehalten werden.
In der Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten sich aktiv Nachweise über Löschvorgänge vorlegen lassen – wo möglich – stichprobenartig prüfen.
📌 Die größere Herausforderung: die Datenwelt im eigenen Unternehmen
Die größere Herausforderung der Unternehmen liegt häufig intern. Viele Unternehmen haben kein vollständiges Bild darüber, welche personenbezogenen Daten wo gespeichert sind und zu welchen Zwecken. Gerade unstrukturierte Datenbestände – etwa E-Mail-Postfächer oder Dateiablagen – entziehen sich oft einer systematischen Löschung.
Dabei ist der rechtliche Rahmen eindeutig: Der Grundsatz der Speicherbegrenzung verlangt, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt.
Das „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO) ist kein theoretisches Konzept, sondern ein durchsetzbarer Anspruch von Betroffenen – und in der Praxis neben dem Auskunftsrecht eines der relevantesten.
Gleichzeitig entsteht ein Spannungsfeld: Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. HGB, AO) stehen einer sofortigen Löschung häufig entgegen. Eine pauschale „Löschung nach drei Jahren“ gibt es gerade nicht. Stattdessen gilt: Solange gesetzliche Pflichten bestehen, müssen Daten aufbewahrt werden – allerdings mit geändertem Zweck und auf neuer Rechtsgrundlage.
Warum ist das alles so wichtig? Weil fehlende Löschung konkrete Risiken erzeugt: z.B. größere Angriffsflächen bei Cybervorfällen, unnötige Datenbestände bei Auskunftsersuchen, erhöhte Haftungsrisiken und nicht zuletzt Bußgelder.
Aufsichtsbehörden schauen zunehmend genau hin, gerade weil Löschung oft vernachlässigt wird.
Ein tragfähiges Löschkonzept ist deshalb ein wichtiger Bestandteil funktionierender Compliance.
Es umfasst Datenkategorien, Fristen, Verantwortlichkeiten, technische Umsetzung (z. B. Klassifizierung, automatisierte Löschläufe) und auch die Frage der Nachweisbarkeit über Löschprotokolle.
In der Beratungspraxis stellen wir einen „Löschwillen“ der Unternehmen fest, oft fehlt es jedoch an den richtigen Werkzeugen, den Verantwortlichkeiten – oder schlicht am Wissen, wo überhaupt anzufangen ist. Genau hier setzen wir an mit der Unterstützung zu einem pragmatischen Löschkonzept.
Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit diesem Spannungsfeld um – eher reaktiv oder proaktiv bereits mit einem klaren Löschkonzept?